Kvietimo teikti pasiūlymus parengimas
Informacinių sistemų diegimuose yra priimta paruošti standartizuotą Kvietimo teikti pasiūlymą formą, kuri perduodama tiekėjams ir taip pradedamas atrankos procesas.
Įprastinės tokio Kvietimo dalys yra:
1. Poreikio aprašymas
Kad Tiekėjas galėtų paruošti suprantamą pasiūlymą, būtina jam suteikti esminę informaciją apie projektą. Šioje dalyje pateikiama tokia informacija:
-
Informacija apie įmonę. Būtina pateikti informaciją apie pagrindines įmonės veiklas, susietas įmones, fizines darbo vietas, nutolusius taškus, taip pat apie darbuotojų skaičių.
- Informacija apie esamas informacines technologijas. Būtina pateikti svarbiausią informaciją apie aparatūrinę ir ryšių įrangą, naudojamas operacines sistemas, duomenų bazių valdymo sistemas, esamos programinės įrangos vartotojų skaičių. Taip pat pravartu nurodyti apytikrius valdomus duomenų srautus (pvz, prekių nomenklatūros skaičių, per mėnesį išrašomų faktūrų skaičių ir pan.).
- Įvardinamos svarbiausios priežastys, kodėl planuojama įdiegti naują sistemą.
- Pateikiamas pageidaujamo sistemos funkcionalumo apibrėžimas, aiškiai apibrėžiant ne tik stambias sritis (pavyzdžiui: atsargų valdymas), bet ir detalesnius reikalavimus (pavyzdžiui: reikalavimai sandėlio valdymui, reikalavimai tiekimo planavimui (nurodomi naudojami arba planuojami naudoti tiekimo planavimo principai) ir t.t.).
- Pateikiami technologiniai reikalavimai sistemai: vartotojų skaičius, centralizuotos arba paskirstytos sistemos principas, reikalavimai greitaveikai, vartotojų teisių valdymui ir t.t.
2. Būtinosios rašytinio pasiūlymo dalys
Tiekėjas paprašomas tam tikra forma pateikti tokią informaciją raštu:
- Informacija apie klientą
- Informacija apie produktą (technologiją)
- Funkcionalumo atitikčių-trūkumų (gap-fit) analizė
- Diegimo metodika
- Pasiūlymo kaina (technologijos; diegimo darbai; papildomi kaštai)
- Palaikymo sąlygos ir kainos
3. Kvietimas prisistatymui
Labai efektyvi priemonė šiame etape yra tiekėjo prisistatymas gyvai. Deja, dažnai tokie prisistatymai yra reklaminio pobūdžio ir turi pernelyg mažai bendro su konkrečiu projektu. Todėl pravartu Kvietime ne tik pakviesti Tiekėją paruošti prisistatymą, bet ir surašyti tokio pristatymo gaires: nustatyti trukmę, skirti laiko tiekėjo ir pasiūlymo pristatymui, paprašyti tiekėjo pristatyti vieną labai konkretų, nedidelės apimties sprendimą, pavyzdžiui, pademonstruoti pardavimo užsakymo įvedimo arba priekių gavimo registravimo procesą. Toks detalus konkrečios funkcijos parodymas dažnai suteikia geresnį supratimą tiek apie produktą, tiek apie tiekėją, nei įprastinės PowerPoint prezentacijos.
Mes paruošime Kvietimą teikti pasiūlymą taip, kad jis suteiktų tiekėjui kuo aiškesnį supratimą apie kliento poreikius ir kartu leistų gauti kuo aiškesnius atsakymus į rūpimus klausimus.
Informacinių sistemų diegimuose yra priimta paruošti standartizuotą Kvietimo teikti pasiūlymą formą, kuri perduodama tiekėjams ir taip pradedamas atrankos procesas.
Įprastinės tokio Kvietimo dalys yra:
1. Poreikio aprašymas
Kad Tiekėjas galėtų paruošti suprantamą pasiūlymą, būtina jam suteikti esminę informaciją apie projektą. Šioje dalyje pateikiama tokia informacija:
- Informacija apie įmonę. Būtina pateikti informaciją apie pagrindines įmonės veiklas, susietas įmones, fizines darbo vietas, nutolusius taškus, taip pat apie darbuotojų skaičių.
- Informacija apie esamas informacines technologijas. Būtina pateikti svarbiausią informaciją apie aparatūrinę ir ryšių įrangą, naudojamas operacines sistemas, duomenų bazių valdymo sistemas, esamos programinės įrangos vartotojų skaičių. Taip pat pravartu nurodyti apytikrius valdomus duomenų srautus (pvz, prekių nomenklatūros skaičių, per mėnesį išrašomų faktūrų skaičių ir pan.).
- Įvardinamos svarbiausios priežastys, kodėl planuojama įdiegti naują sistemą.
- Pateikiamas pageidaujamo sistemos funkcionalumo apibrėžimas, aiškiai apibrėžiant ne tik stambias sritis (pavyzdžiui: atsargų valdymas), bet ir detalesnius reikalavimus (pavyzdžiui: reikalavimai sandėlio valdymui, reikalavimai tiekimo planavimui (nurodomi naudojami arba planuojami naudoti tiekimo planavimo principai) ir t.t.).
- Pateikiami technologiniai reikalavimai sistemai: vartotojų skaičius, centralizuotos arba paskirstytos sistemos principas, reikalavimai greitaveikai, vartotojų teisių valdymui ir t.t.
- Informacija apie klientą
- Informacija apie produktą (technologiją)
- Funkcionalumo atitikčių-trūkumų (gap-fit) analizė
- Diegimo metodika
- Pasiūlymo kaina (technologijos; diegimo darbai; papildomi kaštai)
- Palaikymo sąlygos ir kainos
2. Būtinosios rašytinio pasiūlymo dalys
Tiekėjas paprašomas tam tikra forma pateikti tokią informaciją raštu:
3. Kvietimas prisistatymui
Labai efektyvi priemonė šiame etape yra tiekėjo prisistatymas gyvai. Deja, dažnai tokie prisistatymai yra reklaminio pobūdžio ir turi pernelyg mažai bendro su konkrečiu projektu. Todėl pravartu Kvietime ne tik pakviesti Tiekėją paruošti prisistatymą, bet ir surašyti tokio pristatymo gaires: nustatyti trukmę, skirti laiko tiekėjo ir pasiūlymo pristatymui, paprašyti tiekėjo pristatyti vieną labai konkretų, nedidelės apimties sprendimą, pavyzdžiui, pademonstruoti pardavimo užsakymo įvedimo arba priekių gavimo registravimo procesą. Toks detalus konkrečios funkcijos parodymas dažnai suteikia geresnį supratimą tiek apie produktą, tiek apie tiekėją, nei įprastinės PowerPoint prezentacijos.
Mes paruošime Kvietimą teikti pasiūlymą taip, kad jis suteiktų tiekėjui kuo aiškesnį supratimą apie kliento poreikius ir kartu leistų gauti kuo aiškesnius atsakymus į rūpimus klausimus.